Was kostet ein Probenwochenende für 40 Personen? Drei Rechenbeispiele

Für 40 Personen kosten Haus, Vollpension und Probenraum bei zwei Übernachtungen nach veröffentlichten Gruppenpreisen rund 3.700 bis 4.200 Euro, also 93 bis 104 Euro pro erwachsener Person in einer Jugendherberge mit Musikpauschale 2027. Bus und Nebenkosten kommen dazu. Mit Bus liegt unser Richtwert bei 150 bis 250 Euro pro Person, für 40 Personen grob 6.000 bis 10.000 Euro. ensemble.tours ist ein spezialisierter Reiseveranstalter für Chöre, Musikvereine und Orchester.

Was kostet ein Probenwochenende für 40 Personen insgesamt?

Mit Haus, Vollpension, Probenraum und Busanreise rechnen wir für zwei bis drei Tage mit 150 bis 250 Euro pro Person, für 40 Personen also grob 6.000 bis 10.000 Euro. Diese Spanne ist ein Richtwert aus unserer Kalkulationspraxis, keine Preisliste.

Wie die Summe zustande kommt, zeigen drei Rechenbeispiele mit veröffentlichten Gruppenpreisen zweier Häuser und unserem Richtwert. Wo keine belegbare Zahl existiert, steht der Posten ohne Betrag da.

Was wir bei einem Probenwochenende übernehmen, von der Hausauswahl bis zum Bus, steht auf der Seite Probenwochenende für Chor, Orchester und Musikverein.

Aus welchen Posten setzt sich der Preis zusammen?

Der Preis pro Person besteht aus zwei Arten von Posten: solchen, die je Person anfallen, und solchen, die je Gruppe oder je Fahrt anfallen und sich auf alle Zahlenden verteilen. Die Formel lautet:

Preis pro Person = Haus je Person (Übernachtung mit Vollpension) + (Bus je Fahrt + Anhänger + Gruppenpauschalen) ÷ Zahlende + persönliche Zuschläge.

Der Hausanteil bleibt gleich, der Anteil an Bus und Pauschalen sinkt mit jeder weiteren zahlenden Person. Für den Probenraum gilt als Faustregel rund 2 m² pro Person, bei 40 Personen also etwa 80 m², bei Orchestern mit Schlagwerk mehr.

Rechenbeispiel 1: Was kostet die Jugendherberge mit Musikpauschale?

In der Jugendherberge Bad Münstereifel kostet die Musikpauschale mit zwei Übernachtungen 2027 je nach Termin 93 bis 104 Euro pro Person ab 27 Jahren und 85 bis 96 Euro bis 26 Jahre. Enthalten sind Mehrbettzimmer, Vollpension, ein Probenraum vom Anreisetag 19 Uhr bis zum Abreisetag 12 Uhr und ein Klavier oder E-Piano. Die Pauschale gilt ab 20 Teilnehmenden, An- und Abreise sind nicht enthalten.

Für einen Chor mit 40 Erwachsenen ergibt das 40 mal 93 Euro, also 3.720 Euro, für einen Termin zwischen 1. Januar und 14. Februar 2027 und 40 mal 104 Euro, also 4.160 Euro, ab 15. Februar 2027. Ein Jugendensemble mit 40 Personen bis 26 Jahre liegt bei 3.400 bis 3.840 Euro. Gruppenleitungen zahlen laut Pauschale denselben Preis wie Erwachsene.

• Formel: 93 bis 104 Euro + Bus ÷ 40 + Zubuchungen ÷ 40; Getränkepauschale und späte Abreise sind zubuchbar, Preis beim Haus erfragen

Rechenbeispiel 2: Was kostet eine Musikakademie mit Tagessatz?

Die Bayerische Musikakademie Marktoberdorf nennt einen Tagessatz von derzeit 50 Euro pro Person für Übernachtung und Vollpension; Seminarräume und Instrumente kosten dort laut Haus normalerweise keine Gebühr. Das Einzelzimmer kostet 10 Euro Zuschlag je Nacht, reine Schülergruppen zahlen 43 Euro.

Rechnet das Haus zwei Übernachtungen als zwei Tagessätze ab (unsere Annahme, bitte beim Haus bestätigen lassen), sind das 100 Euro pro Person und 4.000 Euro für 40 Personen. Nehmen fünf Personen ein Einzelzimmer, kommen 5 mal 2 mal 10 Euro dazu, also 100 Euro. Wichtig für die Planung: Terminwünsche für 2028 sammelt die Akademie bis 28. Februar 2027.

Das Beispiel zeigt veröffentlichte Preise eines Hauses, kein von uns gebuchtes Haus und nichts über freie Termine.

• Formel: 2 × 50 Euro + Einzelzimmerzuschläge + Bus ÷ 40

Rechenbeispiel 3: Was kostet eine Komplettorganisation mit Bus aus einer Hand?

Wer Haus, Probenraum und Bus aus einer Hand bucht, rechnet mit unserem Richtwert von 150 bis 250 Euro pro Person, für 40 Personen grob 6.000 bis 10.000 Euro. Darin stecken zwei Übernachtungen mit Vollpension, Probensaal, Bus und Sicherungsschein nach § 651r BGB. Wo in der Spanne Ihre Gruppe liegt, entscheiden vor allem die Busstrecke und das Haus.

Den genauen Preis rechnen wir im Richtangebot mit Ihrer Zahl und Ihrem Abfahrtsort, mit und ohne Bus nebeneinander. Nicht enthalten sind in der Regel Dozierende, eine Zusatznacht am Donnerstag, ein Anhänger für großes Schlagwerk und Getränke außerhalb der Mahlzeiten.

Wie sehen die drei Beispiele nebeneinander aus?

Nebeneinander für dieselbe Gruppe von 40 Personen mit zwei Übernachtungen; Posten ohne Betrag hängen von Ihrer Strecke ab.

Welche Stellhebel senken den Preis pro Person?

Der stärkste Hebel ist die Zahl der Zahlenden, weil Bus und Gruppenpauschalen geteilt werden. Danach kommen Termin, Zimmerbelegung und Entfernung.

• Zahlende: Jede weitere Person senkt den Busanteil aller.
• Termin: Die Jugendherberge im Beispiel ist bis Mitte Februar 2027 11 Euro günstiger als danach.
• Belegung: Mehrbett- statt Einzelzimmer spart im Rechenbeispiel 2 je Nacht 10 Euro.
• Entfernung: Kürzere Anreise heißt günstigerer Bus und mehr Probenzeit am ersten Abend.