Konzert organisieren: die Checkliste von 12 Monaten vorher bis danach

Wer ein Konzert organisiert, plant in sieben Phasen rückwärts vom Konzerttag: 12 Monate vorher Ort und Termin, 6 Monate vorher Programm, Probenplan, Anmeldungen und Versicherung, 3 Monate vorher Technik und Werbung, 4 Wochen vorher Kasse, Einlass und Helfer, dann Konzertwoche, Konzerttag und Nachbereitung. Die wichtigste Entscheidung fällt zuerst: Wer ist Veranstalter im rechtlichen Sinn, denn bei ihm liegen Anmeldung der Musik bei der GEMA, Genehmigungen und Versicherung. Diese Checkliste ist für Chöre, Orchester und Musikvereine geschrieben, die ein eigenes Konzert am Heimatort veranstalten; für Konzerte auswärts und im Ausland steht am Ende ein eigener Abschnitt.

Phase 1: Ort und Termin (12 Monate vorher)

Zwölf Monate vor dem Konzert stehen Termin, Raum und Rollen fest. Kirchen, Säle und Stadthallen haben eigene Veranstaltungskalender, gute Termine im Advent und vor Ostern sind früh vergeben. In dieser Phase klärt das Ensemble auch, wer Veranstalter ist: der Verein selbst, die Kirchengemeinde oder ein Kooperationspartner. Davon hängen alle Pflichten der folgenden Phasen ab.

Phase 2: Programm, Probenplan und Anmeldungen (6 Monate vorher)

Sechs Monate vor dem Konzert stehen Programm, Besetzung und Probenplan, und der Veranstalter klärt Anmeldungen und Versicherung. Musik, die von der GEMA vertreten wird, meldet der Veranstalter vor dem Konzert an und reicht danach die Musikfolge ein, beides über das Onlineportal der GEMA. Ob eine Genehmigung nötig ist und welche Auflagen gelten, hängt vom Raum, von der Besucherzahl und vom Bundesland ab; das klärt die Rückfrage beim Hausherrn und bei der Gemeinde. Manche Chor- und Musikverbände haben mit der GEMA Rahmenverträge oder übernehmen Kosten für Mitglieder; die Frage an die Geschäftsstelle lohnt sich vor jeder Anmeldung.

Phase 3: Technik, Bühne und Werbung (3 Monate vorher)

Drei Monate vor dem Konzert steht der Technikbedarf auf einer Seite und die Werbung beginnt. Ein Konzert ohne Publikum scheitert selten an der Musik, sondern an zu später Ankündigung: Gemeindebriefe, Vereinszeitschriften und Veranstaltungskalender haben Redaktionsschluss oft Wochen im Voraus.

Phase 4: Kasse, Einlass und Helfer (4 Wochen vorher)

Vier Wochen vor dem Konzert verschiebt sich die Arbeit von der Planung zu den Menschen: Wer steht wann wo. Ein Konzert braucht mehr Helfer als Mitwirkende denken, für Einlass, Kasse, Garderobe, Bewirtung, Auf- und Abbau. Ein Helferplan mit Uhrzeiten verhindert, dass am Konzerttag die Sängerinnen und Sänger selbst Stühle tragen, statt sich einzusingen.

Phase 5: Konzertwoche

In der Konzertwoche finden Generalprobe und letzte Bestätigungen statt. Jede Zusage, die bisher nur mündlich war, wird jetzt kurz schriftlich bestätigt: Schlüssel, Zeiten, Stimmtermin, Helfer.

Phase 6: Konzerttag

Am Konzerttag wird der Ablauf rückwärts vom Konzertbeginn geplant: Einlass, davor Umziehen und Einsingen oder Einspielen, davor Stellprobe, davor Aufbau. Wer nur die Konzertzeit kennt, verliert den Puffer zuerst.

Phase 7: Nach dem Konzert

Nach dem Konzert bleiben Abrechnung, Pflichtmeldungen und Dank. Die Musikfolge geht an die GEMA, wenn das Konzert dort angemeldet war, und die Abrechnung an den Vorstand. Ein kurzer Rückblick im Organisationsteam ist der Startpunkt für das nächste Konzert.

Konzert auswärts oder im Ausland: was zusätzlich zu planen ist

Findet das Konzert nicht am Heimatort statt, verschiebt sich die Arbeit. Den Raum, die Anmeldung der Musik und die örtliche Werbung übernimmt in der Regel ein Gastgeber vor Ort, zum Beispiel eine Kirchengemeinde, ein Partnerchor oder ein Festival; das Ensemble muss schriftlich klären, wer dort Veranstalter ist. Im Ausland ist nicht die GEMA zuständig, sondern die Verwertungsgesellschaft des jeweiligen Landes. Dazu kommen Reise, Unterkunft, Instrumente und ein Tagesplan, der zur Anreise passt. Wie ein Gastkonzert Schritt für Schritt geplant wird, steht im Leitfaden Konzert auswärts organisieren.

Für Konzertreisen übernimmt ensemble.tours als Reiseveranstalter Anreise, Unterkunft und Tagesplan und auf Wunsch die Auftrittsorganisation, gebucht als Pauschalreise mit Sicherungsschein nach § 651r BGB. Ein Richtangebot mit den Kostenpositionen einzeln kommt kostenlos und unverbindlich innerhalb von 2 bis 3 Werktagen.