Diese Checkliste führt in sieben Etappen durch die Planung einer Konzertreise, rückwärts gerechnet vom Abreisetag: von T-12 (zwölf Monate vorher) bis zur Nachbereitung. Als Faustregel gilt: 6 bis 9 Monate Vorlauf reichen für die meisten Reisen, für beliebte Reisezeiten wie Frühjahr und Sommer oder besondere Veranstaltungsorte sind 12 bis 24 Monate besser. Jede Etappe steht hier als Abhakliste mit den Aufgaben, die in dieser Phase erledigt sein sollten. ensemble.tours ist ein spezialisierter Reiseveranstalter für Konzert- und Gastspielreisen von Chören, Orchestern und Musikvereinen in Europa; wer die Organisation abgibt, streicht die meisten Punkte der Etappen 2 bis 5 von der eigenen Liste. Der ausführliche Hintergrund zu jeder Phase steht im Ratgeber Konzertreise planen.
Etappe 1: Beschluss und Rahmen (T-12 bis T-9)
Zwölf bis neun Monate vor der Abreise legt das Ensemble Ziel, Zeitraum, Dauer, Budgetrahmen und Zuständigkeiten der Konzertreise fest, diese Entscheidungen kann nur die Gruppe selbst treffen. Je früher diese Punkte stehen, desto größer die Auswahl bei Bus, Hotel und Auftrittsort.
Zum Abhaken
- Reiseziel und zwei mögliche Reisezeiträume festlegen (ein Ausweichtermin erspart später Kompromisse)
- Reisedauer beschließen (üblich sind 3 bis 6 Tage)
- Budgetrahmen pro Person beschließen und im Protokoll festhalten
- Teilnehmerkreis klären: nur Aktive oder auch Partner und Begleitpersonen
- Beschluss von Vorstand, Mitgliederversammlung oder Schulleitung einholen
- Organisationsteam benennen: eine Person entscheidet, eine kommuniziert, eine führt die Teilnehmerliste
- Entscheiden: selbst organisieren oder Angebot eines spezialisierten Veranstalters einholen
Etappe 2: Buchen und sichern (T-9 bis T-6)
Neun bis sechs Monate vor der Abreise werden Transport und Unterkunft der Konzertreise verbindlich gebucht, hier entscheidet sich der Preis: Frühe Buchung sichert Auswahl und Konditionen, späte Buchung zahlt Zuschläge und nimmt, was übrig ist.
Zum Abhaken
- Transport verbindlich buchen: Bus, Bahn oder Flug, bei Businstrumenten den Stauraum mitplanen
- Unterkunft mit Gruppenkonditionen anfragen: Freiplatzregelung, Optionsfrist und Stornostaffel schriftlich geben lassen
- Optionsfristen in den Kalender des Organisationsteams eintragen (Hotels halten Kontingente oft nur begrenzt)
- Zahlungsmodell festlegen: Gruppe zahlt pauschal oder Teilnehmer melden sich einzeln an und zahlen einzeln
- Reiserücktrittsversicherung für die Gruppe prüfen und abschließen
- Verbindliche Anmeldung im Ensemble starten, mit Anmeldeschluss
Etappe 3: Auftritt und Programm (T-6 bis T-3)
Mit stehender Logistik wird der musikalische Teil konkret. Der häufigste Planungsfehler passiert genau hier: Der Auftrittsort wird erst nach Bus und Hotel gesucht und passt dann nicht zum Zeitplan.
Zum Abhaken
- Auftrittsort und Uhrzeit schriftlich fixieren (Kirche, Saal, Festival oder Begegnungskonzert)
- Probenmöglichkeit am Auftrittsort für den Vortag oder Nachmittag anfragen
- Technikbedarf klären: Klavier oder Flügel vor Ort, Stromanschluss, Podeste, Stühle und Notenpulte
- Programm und Notenmaterial festlegen
- Rahmenprogramm planen: Stadtführung, Ausflüge, gemeinsamer Abend
- Ankündigung des Konzerts am Zielort klären: wer lädt das Publikum ein
Etappe 4: Teilnehmer und Geld (T-3 bis T-1)
Drei Monate vor der Abreise verschiebt sich die Arbeit von den Verträgen zu den Menschen: Listen, Zahlungen, Dokumente.
Zum Abhaken
- Teilnehmerliste schließen und Zimmerwünsche einsammeln
- Zimmerliste (Rooming-List) erstellen, die Unterkunft braucht sie in der Regel spätestens ein bis zwei Wochen vor Anreise
- Restzahlungen einsammeln, Zahlungseingänge gegen die Teilnehmerliste prüfen
- Ausweisgültigkeit aller Teilnehmer prüfen, bei Reisen ins Nicht-EU-Ausland früh genug für Neuausstellung
- Bei Minderjährigen: Einverständniserklärungen und Aufsichtsregelung einsammeln
- Bei Reisen mit Wertinstrumenten: Instrumentenversicherung und Transportweg klären
Etappe 5: Feinschliff (die letzten 4 Wochen)
Ein guter Reiseplan beantwortet die Fragen, bevor sie im Bus gestellt werden.
Zum Abhaken
- Reiseplan für alle Teilnehmer verteilen: Abfahrtszeiten, Adressen, Programm, Packhinweise
- Busplätze und Ladeplan für die Instrumente festlegen
- Probenzeiten am Zielort bestätigen
- Notfallkontakte sammeln: Reiseleitung, Unterkunft, Busunternehmen, eine Nummer für alle Fälle
- Konzertkleidung, Noten und Zubehör auf die Packliste setzen
- Wettervorbehalt und Plan B für Programmpunkte im Freien festlegen
Etappe 6: Reisewoche und Abreisetag
Am Abreisetag einer Konzertreise zählen drei Dinge: Anwesenheitskontrolle gegen die Teilnehmerliste, Beladen nach Ladeplan und griffbereite Reiseunterlagen bei der Reiseleitung.
Zum Abhaken
- Anwesenheit gegen die Teilnehmerliste prüfen, beim Einsteigen und bei jeder Zwischenstation
- Instrumente nach Ladeplan verstauen und gegen Verrutschen sichern
- Reiseunterlagen, Buchungsbestätigungen und Notfallnummern griffbereit bei der Reiseleitung
- Pausenrhythmus mit dem Fahrer abstimmen (Lenkzeiten sind gesetzlich geregelt und nicht verhandelbar)
- Check-in-Ablauf in der Unterkunft: Zimmerliste übergeben, Schlüsselausgabe organisieren
Etappe 7: Nach der Reise
Die Nachbereitung wird fast immer vergessen und ist doch der Anfang der nächsten Reise.
Zum Abhaken
- Abrechnung erstellen und gegenüber den Teilnehmern transparent machen
- Dankesnachrichten an Gastgeber, Auftrittsort und Partner am Zielort senden
- Fotos und Erinnerungen sammeln, mit Einverständnis der Abgebildeten teilen
- Kurze Manöverkritik im Organisationsteam: was hat funktioniert, was nicht
- Erkenntnisse notieren, sie sind der Startpunkt für die nächste Konzertreise
Über den Autor: Ulf Zimmermann
Ulf Zimmermann ist Mitgründer von ensemble.tours. Nach einer Ausbildung bei einem lokalen Reiseveranstalter organisiert er seit über 30 Jahren den Groundtransport für Musikgruppen. Er hat Ensembles auf Reisen in Europa und nach Amerika persönlich begleitet und war in Europa selbst als Busfahrer für Musikgruppen unterwegs.
