Wie Instrumente auf einer Konzertreise transportiert werden, hängt von Besetzung, Route und Instrumentengröße ab. Bei Busreisen reisen die meisten Instrumente im Gepäckraum oder auf reservierten Plätzen mit, für große Besetzungen oder viel Equipment kommen spezielle Transporter oder Tourtrucks zum Einsatz. Das klären wir grundsätzlich im Vorfeld jeder Reise. Im Flugzeug gelten je nach Airline unterschiedliche Regeln für Instrumente als Handgepäck, als zusätzlicher Sitzplatz oder als Fracht. Bei Reisen in Nicht-EU-Länder wie die Schweiz oder Großbritannien können Zollformalitäten anfallen, hier hilft ein Carnet, bei dessen Beschaffung wir unterstützen. Grundregel für alle Transportwege: Je früher die Besetzungsliste mit Großinstrumenten wie Kontrabässen, Pauken oder Harfe feststeht, desto besser lassen sich Fahrzeuggröße, Stellplätze und Formalitäten planen. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick über die Transportwege und worauf Ensembles bei Planung, Zoll und Versicherung der Instrumente achten sollten.
Für die meisten Ensembles ist der Bus der einfachste Weg: Instrumente reisen im Gepäckraum oder auf reservierten Plätzen direkt mit den Musikern, ohne Umladen und ohne fremde Logistikkette. Wir haben direkten Zugriff auf ein Netzwerk von Bussen aller Größen und Ausstattungsvarianten und klären im Vorfeld, ob das Equipment und die Instrumente im Bus transportiert werden können.
Bei großen Besetzungen, viel Equipment oder empfindlichen Großinstrumenten wie Kontrabässen, Pauken oder Harfen reicht der Gepäckraum eines Busses oft nicht aus. Dann organisieren wir spezielle Transporter oder Tourtrucks, die parallel zum Bus fahren. Ob das nötig ist, klären wir im Vorfeld anhand Ihrer Besetzungsliste.
Für kleine Besetzungen und Kammerensembles ist die Bahn eine flexible und möglichst ökologische Option, auch in Kombination mit dem Bus. Wir organisieren Gruppentickets sowie individuelle An- und Abreisen einzelner Ensemble- oder Crewmitglieder. Große Instrumente brauchen in der Bahn einen Stellplatz, das sollte bei der Platzreservierung eingeplant werden.
Im Flugzeug gelten je nach Airline unterschiedliche Regeln: Kleine Instrumente wie Geigen oder Flöten werden oft als Handgepäck akzeptiert, für Celli wird häufig ein eigener Sitzplatz gebucht, große Instrumente reisen im Frachtraum in speziellen Flightcases. Die genauen Bedingungen und Kosten unterscheiden sich von Airline zu Airline und sollten früh geklärt werden. Wir prüfen die Regelungen bei der Flugbuchung für Ihr Ensemble mit.
Bei Konzertreisen in Nicht-EU-Länder wie die Schweiz oder Großbritannien können für Instrumente und Equipment Zollformalitäten anfallen. Ein Carnet dokumentiert, dass die Instrumente nur vorübergehend ein- und wieder ausgeführt werden. Falls Visa benötigt werden oder Carnets für den Equipment- und Instrumententransport, helfen wir gerne.
Instrumente sollten für die Reise ausreichend versichert sein. Viele Instrumentenversicherungen decken Transport und Auslandsaufenthalte ab, die Bedingungen unterscheiden sich jedoch je nach Police. Prüfen Sie vor der Reise den Geltungsbereich Ihrer Versicherung. Für die Gruppe empfehlen wir zusätzlich den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung, gerne beraten wir Sie zu den Möglichkeiten.
Über den Autor: Ulf Zimmermann
Ulf Zimmermann ist Mitgründer von ensemble.tours. Nach einer Ausbildung bei einem lokalen Reiseveranstalter organisiert er seit über 30 Jahren den Groundtransport für Musikgruppen. Er hat Ensembles auf Reisen in Europa und nach Amerika persönlich begleitet und war in Europa selbst als Busfahrer für Musikgruppen unterwegs.
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