Pauken, Kontrabass, Pulte: was mietet ein Laienorchester vor Ort, statt es mitzunehmen?

Vor Ort mieten lohnt sich vor allem bei Pauken, großem Schlagwerk, Flügel und Pulten, weil sie schwer, empfindlich oder am Auftrittsort oft vorhanden sind. Wer sie mitnimmt, braucht meist einen Gepäckanhänger, und ein Reisebus mit Anhänger darf in Deutschland auf der Autobahn höchstens 80 km/h fahren statt bis zu 100 km/h. ensemble.tours ist ein spezialisierter Reiseveranstalter für Chöre, Musikvereine und Orchester.

Was sollte ein Laienorchester vor Ort mieten statt mitnehmen?

Vor Ort mieten sollten Sie, was schwer, sperrig oder empfindlich ist und was der Auftrittsort oder ein Verleih in der Region ohnehin hat: Pauken, großes Schlagwerk, Flügel oder Klavier und Notenpulte in größerer Zahl. Mitnehmen sollten Sie die Instrumente, die Ihre Musikerinnen und Musiker persönlich spielen, also Streicher, Holz- und Blechbläser und kleines Schlagwerk.

Dazwischen liegen Kontrabässe, Harfe und Spezialinstrumente. Hier entscheiden Strecke, Fahrzeug und die Frage, wer mit einem fremden Instrument gut zurechtkommt. Nach unserer Erfahrung lässt sich das am besten anhand der Besetzungsliste klären, bevor Bus und Anhänger angefragt werden.

Wie wir eine Konzertreise für Liebhaber-, Universitäts- und Stadtorchester planen, vom Bus mit Platz für die Instrumente bis zum Konzert mit Publikum, steht auf der Seite Konzertreisen für Laienorchester.

Welches Instrument fährt mit, welches wird gemietet?

Die Tabelle zeigt unsere Faustregeln je Instrument. Sie ersetzt nicht die Abstimmung mit Dirigentin oder Dirigent und den Stimmführungen, macht aber die Gründe sichtbar.

Was kostet das Mitnehmen, auch wenn die Miete wegfällt?

Mitnehmen kostet Laderaum, Ladezeit und auf längeren Strecken Fahrzeit. Passen Pauken und großes Schlagwerk nicht mehr in den Gepäckraum des Busses, kommt ein Gepäckanhänger dazu, und das verändert die erlaubte Geschwindigkeit.

Nach § 18 Abs. 5 der Straßenverkehrs-Ordnung gilt für Kraftomnibusse mit Gepäckanhänger auf der Autobahn höchstens 80 km/h. Bis zu 100 km/h sind nur ohne Anhänger erlaubt und nur, wenn der Bus dafür zugelassen und ausgestattet ist.

Unsere Rechnung für eine Autobahnstrecke von 400 Kilometern, ohne Stau und ohne Pausen: mit 80 km/h sind das 5 Stunden reine Fahrzeit, mit 100 km/h 4 Stunden. Die Stunde Unterschied verschiebt die Ankunft, die Stellprobe und die Ruhezeit des Fahrpersonals. Dazu kommen Laden und Entladen an jedem Ort.

• Laderaum: Großinstrumente verdrängen Koffer, oft ist der Anhänger dann Pflicht.
• Fahrzeit: mit Gepäckanhänger höchstens 80 km/h auf deutschen Autobahnen.
• Ladezeit: an Probenort, Konzertort und Hotel jeweils ein- und ausladen.
• Risiko: Transportschäden an eigenen Instrumenten, Versicherung vorher prüfen.

Hat das Probenhaus die Instrumente vielleicht schon?

Oft ja, und das ist die erste Frage, bevor Sie einen Verleih suchen. Ein Beispiel: Die Bayerische Musikakademie Marktoberdorf nennt in ihrer Ausstattung einen Probe- und Konzertsaal mit zwei Flügeln und Orgel sowie acht Seminarräume mit Flügel oder Klavier. Für Seminarraumnutzung und Instrumente berechnet das Haus nach eigener Angabe normalerweise keine Gebühren.

Pauken, Schlagwerk, Kontrabässe und Pulte nennt die Ausstattungsseite dort nicht. Genau diese Lücke ist typisch: Tasteninstrumente sind in Probenhäusern und Konzertsälen häufig vorhanden, Schlagwerk nach unserer Erfahrung deutlich seltener. Fragen Sie deshalb gezielt nach jedem Großinstrument, statt allgemein nach der Ausstattung.

Das Beispiel beschreibt veröffentlichte Angaben eines Hauses, keine Buchung und nichts über freie Termine.

Welche Fragen müssen vor der Miete geklärt sein?

Vor der Miete müssen Leistung, Zeiten, Stückliste, Zustand, Transport, Preis, Kaution und Versicherung schriftlich feststehen. Diese Fragen stellen wir jedem Verleih und jedem Haus in derselben Reihenfolge, weil sonst am Konzerttag etwas fehlt.

• Leistung, Ort, Datum und Zeiten: Wann wird geliefert, wann abgeholt, gilt das auch für die Generalprobe?
• Stückliste: jedes Instrument mit Größe und Zubehör, Ständer, Schlägel nur wenn ausdrücklich vereinbart.
• Zustand: Felle, Stimmmechanik, beim Flügel der Stimmtermin am Auftrittstag.
• Lieferung und Abholung: Zugang, Treppen, Ladezone, wer trägt.
• Preis, Kaution und Versicherung: Wer haftet für Schäden während Probe und Konzert?
• Abnahme: Instrumente vor dem Einspielen prüfen und den Zustand bei der Rückgabe protokollieren.

Wann ist Mitnehmen trotz allem die bessere Wahl?

Mitnehmen ist besser, wenn die Strecke kurz ist, das Programm auf einen bestimmten Klang angewiesen ist oder vor Ort kein passendes Instrument zu bekommen ist. Auch bei Kontrabässen entscheiden sich viele Orchester für das eigene Instrument, weil sich Spielerinnen und Spieler darauf verlassen können; das ist eine Einschätzung aus unserer Praxis, keine Regel.

Wichtig ist dann ein Verladeplan: welches Instrument in welchem Fach, wer lädt, in welcher Reihenfolge an welchem Ort. Wir legen ihn mit der Instrumentenliste rund sechs Wochen vor der Reise fest, damit Bus und Anhänger zur Besetzung passen.

Wie klären wir Miete und Transport für Ihre Reise?

Im Richtangebot stehen Bus, Anhänger und Leihinstrumente als eigene Posten nebeneinander, damit Ihr Vorstand sieht, was das Mitnehmen und was die Miete kostet. Nennen Sie uns dafür die Besetzung und die Großinstrumente, das Richtangebot kommt in 2 bis 3 Werktagen.

Vor der Reise lassen wir uns die Stückliste vom Verleih bestätigen und klären Kaution und Versicherung. Vor Ort werden die Instrumente vor dem Einspielen abgenommen, Mängel melden wir sofort.