Pauschalreise oder Einzelbuchung: was verantwortet der Vereinsvorstand?

Bucht der Vorstand Bus und Hotel einzeln, schließt der Verein die Verträge selbst und trägt Storno-, Zahlungs- und Ausfallrisiko. Bei einer Pauschalreise nach § 651a BGB haftet der Veranstalter für alle Leistungen, und § 651r BGB sichert das gezahlte Geld gegen seine Insolvenz. Bündelt der Verein selbst Leistungen und gibt sie an Mitglieder weiter, kann er zum Veranstalter werden. ensemble.tours ist ein spezialisierter Reiseveranstalter für Chöre, Musikvereine und Orchester.

Warum ist der Buchungsweg eine Vorstandsfrage?

Weil der Buchungsweg festlegt, wer zahlt, wenn etwas schiefgeht: ein Veranstalter, die Vereinskasse oder im ungünstigen Fall die Mitglieder selbst. Oft fällt die Entscheidung beiläufig, wenn jemand im Vorstand ein günstiges Hotel und ein Busunternehmen kennt.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick über die Rechtslage und keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall Ihres Vereins sind die Satzung und eine rechtliche Beratung maßgeblich.

Die drei Buchungswege Veranstalter, Vermittler und Selbstorganisation im Überblick, mit zehn Prüffragen vor der Unterschrift, zeigt der Ratgeber Chorreise buchen: beim Veranstalter, über einen Vermittler oder selbst. Hier geht es um die Pflichten, die je nach Weg beim Vorstand landen.

Wann wird der Verein selbst zum Reiseveranstalter?

Sobald er mindestens zwei verschiedene Arten von Reiseleistungen für dieselbe Reise zusammenstellt und an seine Mitglieder weitergibt, ist er nahe an der Rolle des Veranstalters. Eine Pauschalreise ist nach § 651a Abs. 2 BGB eine Gesamtheit von mindestens zwei verschiedenen Arten von Reiseleistungen, und das gilt ausdrücklich auch dann, wenn die Leistungen auf Wunsch des Reisenden zusammengestellt wurden. Reiseleistungen sind nach Abs. 3 unter anderem die Personenbeförderung und die Beherbergung. Bus plus Hotel erfüllt das bereits.

Der Hinweis, man vermittle nur, hilft dabei wenig. § 651b BGB nennt Fälle, in denen sich ein Unternehmer nicht auf bloße Vermittlung berufen kann, etwa wenn er die Leistungen zu einem Gesamtpreis anbietet oder in Rechnung stellt. Ein Preis je Mitglied, der Bus und Hotel umfasst, ist genau so ein Gesamtpreis.

Die wichtigste Ausnahme steht in § 651a Abs. 5 Nr. 1 BGB. Die Vorschriften über Pauschalreisen gelten nicht für Reisen, die „nur gelegentlich, nicht zum Zwecke der Gewinnerzielung und nur einem begrenzten Personenkreis angeboten werden“. Alle drei Merkmale müssen zusammen vorliegen. Was „gelegentlich“ bedeutet, legt das Gesetz nicht in Zahlen fest. Nr. 2 nimmt außerdem Tagesreisen ohne Übernachtung aus, deren Reisepreis 500 Euro nicht übersteigt.

Ein Verein, der einmal im Jahr eine Fahrt für seine Mitglieder zum Selbstkostenpreis organisiert, kann also unter die Ausnahme fallen. Wer regelmäßig Reisen anbietet, Freunde und Öffentlichkeit einlädt oder einen Überschuss einplant, entfernt sich davon.

Was folgt daraus für Haftung und Insolvenzsicherung?

Wer Veranstalter ist, haftet für die ganze Reise und muss das Geld der Reisenden absichern. Im Einzelnen ergeben sich aus dem Gesetz vor allem diese Pflichten:

• Formblatt vor der Buchung: Der Reisende erhält nach Art. 250 § 2 EGBGB ein korrekt ausgefülltes Formblatt nach Anlage 11.
• Mangelfreie Reise: Nach § 651i BGB muss der Veranstalter die Reise frei von Reisemängeln verschaffen. Bei Mängeln können Reisende Abhilfe verlangen, mindern, kündigen oder Schadensersatz fordern, auch wenn der Fehler beim Hotel oder beim Busunternehmen lag.
• Rücktritt: Reisende dürfen nach § 651h BGB vor Reisebeginn jederzeit zurücktreten, der Veranstalter kann eine angemessene Entschädigung verlangen. Wird die Mindestteilnehmerzahl verfehlt, darf er selbst zurücktreten, bei Reisen von zwei bis sechs Tagen spätestens sieben Tage vor Beginn, bei mehr als sechs Tagen spätestens 20 Tage vorher.
• Insolvenzsicherung: § 651r BGB verlangt, dass gezahlte Reisepreise bei Zahlungsunfähigkeit erstattet werden und eine vereinbarte Rückbeförderung gesichert ist, grundsätzlich über einen Reisesicherungsfonds. Veranstalter unter 10 Millionen Euro Umsatz dürfen stattdessen eine Versicherung oder das Zahlungsversprechen eines Kreditinstituts nutzen.
• Vorauszahlungen: Nach § 651t BGB darf der Veranstalter Geld vor Reiseende nur mit wirksamem Absicherungsvertrag verlangen und muss den Absicherer mit Namen und Kontaktdaten nennen.

Was bleibt bei Einzelbuchung beim Vorstand hängen?

Bei Einzelbuchung ist der Verein Vertragspartner von Hotel und Busunternehmen, und deren Bedingungen gelten gegenüber dem Verein. Die Schutzregeln des Pauschalreiserechts greifen dann nicht, auch keine Insolvenzsicherung für Anzahlungen an Hotel oder Bus. Meldet sich ein Mitglied ab, zahlt der Verein die Stornokosten des Hotels, ob er sie weitergeben kann, hängt von der Absprache mit den Mitgliedern ab.

In unseren eigenen Buchungsabläufen sind das die Aufgaben, die bei jeder Reise anfallen. Bei Einzelbuchung übernimmt sie der Vorstand:

• Stornostaffeln von Hotel, Bus und Programmpunkten vollständig erfassen und im Kalender führen
• die kostenfreie Reduktionsfrist des Zimmerkontingents überwachen und rechtzeitig entscheiden, ob reduziert wird
• Zimmerliste mit Namen und Belegung zur Frist des Hotels liefern
• Partner nur zu den bestätigten Fälligkeiten bezahlen und vorher das Geld der Mitglieder eingesammelt haben
• bei Ausfall eines Partners selbst Ersatz suchen und die Mehrkosten tragen

Haftet der Vorstand persönlich?

In der Regel trägt der Verein den Schaden, nicht das Vorstandsmitglied, solange es nicht grob fahrlässig handelt. Nach § 31a BGB haften Vorstandsmitglieder, die unentgeltlich arbeiten oder höchstens 3.300 Euro im Jahr erhalten, gegenüber dem Verein und den Mitgliedern nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Müssen sie einem Dritten haften, können sie vom Verein Freistellung verlangen, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Das entlastet die Person, nicht die Kasse: Ein insolventes Busunternehmen trifft bei Einzelbuchung die Rücklagen des Vereins.

Wer trägt was im Vergleich?

Die Tabelle fasst die oben genannten Vorschriften zusammen und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Woran erkennt der Vorstand, welcher Weg vorliegt?

Am Vertrag, nicht am Prospekt:

• Steht im Vertrag ein Reiseveranstalter, und haben Sie vorher ein Formblatt erhalten?
• Gibt es einen Sicherungsschein mit Namen des Absicherers, bevor die erste Anzahlung fällig wird?
• Wird ein Gesamtpreis je Person berechnet, oder kommen getrennte Rechnungen von Hotel und Bus?
• Wer zahlt die Stornokosten, wenn drei Mitglieder kurzfristig absagen?

Wie der gewählte Weg in die Unterlage für die Versammlung kommt, beschreibt der Beitrag Was gehört in eine Beschlussvorlage für die Vereinsreise?. Unsere Chorreisen sind Pauschalreisen mit Sicherungsschein nach § 651r BGB, Mitglieder können sich einzeln anmelden und einzeln bezahlen. Das Richtangebot kommt innerhalb von 2 bis 3 Werktagen.